La Conservazione Digitale

La conservazione digitale è un processo normato che consente di garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti nel tempo.

Applicando la normativa di conservazione digitale si è in grado di sostituire l’originalità del cartaceo in documento digitale, mentre per i documenti elettronici è l’unico procedimento adatto per la loro conservazione ed esibizione nel tempo.

La firma digitale rende autentico e immodificabile un documento informatico, mentre la  marca temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto.

I punti chiave della normativa

Il decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 23/01/04 (G.U. n.27 del 3/2/2004) sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti regolamenta la Conservazione Digitale.

La circolare esplicativa dell'Agenzia delle Entrate n. 36/E per la conservazione digitale e le successive, descrivono e consolidano alcuni aspetti pratici e operativi della conservazione delle scritture contabili obbligatorie sia che siano documenti informatici o che, generati cartacei, siano stati convertiti successivamente in informatici.

Le nuove Regole Tecniche, DPCM del 3/12/2013, pubblicate nella Gazzetta Ufficiale del 12/03/2014, ed emanate in riferimento all'art. 71 del Codice dell'Amministrazione Digitale, definiscono un nuovo sistema di Conservazione Digitale
Vengono definite le figure del produttore dei documenti, dell'utente e del responsabile della conservazione
Necessario diventa il Manuale della conservazione in cui sono indicati il processo della conservazione e i formati degli documenti destinati alla conservazione

DM 17 giugno 2014 definisce e specifica la  gestione e conservazione dei documenti a valore tributari.

I soggetti della Conservazione

Produttore

Produce il pacchetto di versamento e lo trasferisce nel sistema di conservazione

Responsabile della conservazione

Definisce e attua le politiche del sistema di conservazione e ne governa la gestione. Può avere uno  più delegati

Utente

Persona o Ente che interagisce con il sistema di conservazione sostitutiva per acquisire le informazioni di suo interesse (Guardia di Finanza e Agenzia delle Entrate in caso di verifica)

La Conservazione di TUTTI i documenti fiscali comprese le fatture elettroniche, deve essere effettuata entro tre mesi dal termine per la presentazione della dichiarazione annuale dei redditi (Es. Conservazione dell’anno 2014 scade 30 Dicembre 2015)

IMPRONTA

Eliminazione della comunicazione dell’impronta da trasmettere all’agenzia delle Entrate (file XML), sostituita da comunicazione manifestata dalla dichiarazione dei redditi

IMPOSTA DI BOLLO

Eliminazione della comunicazione preventiva e assolvimento dell’imposta di bollo entro il 30 Aprile a consuntivo, è sempre dovuta ogni 2.500 registrazioni.